法務や総務業務においては、契約の締結や、株主総会などの招集通知などでレターパックを利用することも多いと思います。
レターパックを会社として一定数買い置きしておく一方で、レターパック管理簿できちんと会社として管理しておくことで下記のようなメリットがあります。
①レターパックの増減・利用内容をきちんと把握しておくことで、利用実態を会社として適切に認識する
②レターパックの管理簿をつけて、毎月増減明細を元に残数の棚卸をすることで、会社のレターパックの私的な目的などでの不正利用を防止する
③レターパックの追跡番号のシールを管理簿に貼付して保管しておくことで、送り先とのトラブル(書類を発送していないのではないかという疑いをかけられるなど)や、書類の到着見込みの確認(いつになったら受け取れるのかという問い合わせなど)に対応出来る。契約書類が多くなったりすると意外とこちらの問題が発生するのでレターパックの追跡番号を常に残しておく管理簿のオペレーションを自然と徹底出来ると非常に大きなメリットがあります。
■レターパック管理簿の内容
レターパック管理簿に、日付・担当者名を記載した上で、郵送先と、郵送物の内容を書き込みます。クリップボードなどでプリントアウトした紙を置いておいて、持ち出した人が記載出来るようにしておくと便利です。
シールの欄には、レターパックにある追跡番号の記載された上キャプチャのシールを貼っておきます。
■レターパック管理簿のテンプレート
こちらのエクセルがレターパックの管理のためのエクセルのサンプル・テンプレートになります。A4サイズでプリントアウトしてご利用下さい。
